「応募書類はどうやって提出するの？」
「郵送の場合はどうすればいいの？」
「手渡しの場合に注意することは？」
就職や転職では面接前に履歴書や職務経歴書などの提出が求められます。
提出方法は応募先によりさまざまで「郵送」や面接のときの「手渡し」、または「メール」での提出などがあります。
採用担当者は履歴書や職務経歴書などの応募書類の内容はもちろん、提出時のマナーや書類の取り扱いからも人柄や一般常識の有無を見ています。
せっかく良い内容の履歴書や職務経歴書を書いても、提出の仕方でマイナスの印象をあたえてしまっては読んですらもらえません。
この記事では
「応募書類の提出ってどうするのが正解なの？」
という疑問にお答えするために、応募書類の提出方法と具体的な提出方法の解説と注意点を紹介しています。
この記事からわかること
- 応募書類の提出方法には「郵送」「手渡し」「メール」がある
- 応募先の指示に合わせて提出方法が決まる
- 「郵送」「手渡し」「メール」での具体的な提出方法と注意点
理学療法士の履歴書の書き方について知りたい方は「【内定を勝ち取る】理学療法士の履歴書の書き方！」で詳しく解説しています。
履歴書・職務経歴書の提出方法は「郵送」「手渡し」「メール」
履歴書・職務経歴書などの応募書類の提出方法は「郵送」「手渡し」「メール」があります。
応募書類の提出方法
- 郵送
- 手渡し
- メール
応募先によって提出方法はさまざまですが、理学療法士の就職や転職では「郵送」か面接での「手渡し」が多いです。
理学療法士でも一部の応募先や一般企業ではメールでの提出となる場合があります。
提出方法は必ず確認しよう
応募書類の提出方法は必ず確認しましょう。
提出方法を間違えると応募先に迷惑をかけるだけでなく、マイナス評価となったり、受け取ってもらえなかったりすることもあります。
提出方法は求人票で確認し、求人票などに書いていなければ電話やメールなどで問い合わせましょう。
提出期限も合わせて確認しておこう。
提出方法は間違えないように注意しましょう。
郵送での提出方法
履歴書や職務経歴書を郵便で提出する場合は封筒に送付状（添え状）と共に応募書類を入れ、郵便局で郵送します。
封筒はA4用紙が折らずに入れられる角形A4号か角形2号を使いましょう。
郵便物は定形外郵便物での取り扱いとなります。
以下に郵便での提出方法を詳しく説明します。
封筒は白い角形A4号か角形2号にする
封筒は白い角形A4号か角形2号にしましょう。
角形A4号か角形2号ならA4サイズの用紙が折らずに入れることができます。
履歴書は二つ折りにしてA4サイズ以下になり、職務経歴書は一枚でA4サイズとなります。
封筒の色は白色にしましょう。
白色の封筒は大切な書類を入れるのに適した封筒であるためです。
封筒の表書き
- 宛先住所
宛先住所は都道府県から記載し「丁目」「番地」「号」、マンション名を省略せず書きます - 宛名
宛先住所よりも一回り大きな文字で、職場名、部署名、担当者名を正しく書きます。
部署宛の場合は「御中」、担当者が特定されている場合は「様」という敬称にします。 - 切手
切手の金額が不足しないように確認してから貼りましょう。 - 注意書き
履歴書の入った封筒であると分かるようにするため、封筒の左下に「履歴書在中」と赤字で書き、赤い四角で囲みます。
封筒の裏書き
- 封字
封筒を閉じ、のり付けをしたら上から「〆」や「締」という文字を書きます。
封をしたこと、途中で開けられていないことを示すために必要になります。 - 送り主
封筒の裏面左下に自分の住所、郵便番号、電話番号、名前を書きます。
宛先と同じで正確に省略しないで書きましょう。
送付状（添え状）を用意する
郵送の場合は挨拶文である送付状（添え状）を同封します。
応募書類だけ入れて送りつけるのはマナー違反となり、マイナスの印象となります。
ビジネス文書としてフォーマット通りに書くので難しくありません。
送付状（添え状は）A4用紙で作成するのが一般的です。
添え状（送付状）の書き方
送付状の書き方
- 日付
日付は履歴書や職務経歴書と合わせる。西暦、和暦も他の書類と統一する。 - 宛先
宛先は正式名称で書く。 - 署名
署名の位置は応募先宛先よりも下に書く。 - 件名
なんの件での送付状（添え状）なのかをわかるように書く。 - 本文
本文は簡潔に要件を伝える。「背景」の頭語で書き出し、「敬具」の結語で締める。あいさつ文はシンプルにする。 - 同封の書類を記載
同封の書類を正確に記載します。最後は以上と記載する。
送付状（添え状）：例文
20〇〇年01月01日
医療法人社団 〇〇病院
採用ご担当 〇〇様
〒○〇〇-〇〇〇〇
東京都阿風区利葉1丁目1番地1号
電話番号 090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
阿風 太郎
応募書類の送付につきまして
拝啓 貴院ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、貴院求人へ応募させて頂きたく、応募書類を送付させていただきました。
ご検討の上、ぜひ面会の機会を頂けると幸いです。 何卒宜しくお願い致します。
敬具
記
履歴書 1部
職務経歴書 1部（全2枚）
以上
応募書類の入れ方
履歴書や職務経歴書などの応募書類を封筒に入れるときは、封筒と応募書類の表裏の向きをそろえて入れましょう。
封筒の正面は宛名を書く面です。
また、上下の向きも忘れずにそろえて入れましょう。
履歴書は折れたりしないようにクリアファイルに挟んで入れます。
郵送方法
郵送は郵便局で行いましょう。
期日までに応募書類が届かないことを避けるためです。
ポスト投函では取り集め時刻が異なっているので、時間が経ってから回収されることもあり注意が必要。
また、切手代が不足していると返送されてしまいます。
郵送はできるだけ郵便局に直接行って郵送するようにしましょう。
郵送は定形外郵便物
郵送は定形外郵便物となります。
角形A4号または角形2号は定形外郵便物扱いとなるためです。
料金の目安は140円です。（封筒、送付状、履歴書、職務経歴書、クリアファイルを含めて100グラムに収まる場合が多いです。）
定形外郵便物（規格内）の料金
| 重量 | 規格内料金 |
|---|---|
| 50g以内 | 120円 |
| 100g以内 | 140円 |
| 150g以内 | 210円 |
郵便ポストに投函する方で重量が分からず心配であれば、210円分の切手をはるのがいいいでしょう。
郵便局の受付時間
郵便局の受付時間は一般的に平日の9時〜17時です。
しかし、郵便局によって違いがあるため、日本郵便ホームページから確認してから行きましょう。
また、ゆうゆう窓口という時間外受付の窓口がある郵便局であれば土日や夜間の受付をしてくれます。
ゆうゆう窓口は大きな郵便局にあります。
締め切り日が「必着」か「当日消印有効」かを確認する
履歴書や職務経歴書の郵送を指示されたら、締切日が「必着」か「当日消印有効」のどちらか確認しましょう。
締切日が「必着」か「当日消印有効」かによって郵送する期限が変わってしまうからです。
必着と当日消印有効の違い
「必着」の場合
指定された締切日までに、郵送物が応募先に到着していなければなりません。
「当日消印有効」の場合
締切日に応募先へ届いていなくても、郵便局で押された消印が期日以内であれば問題ありません。
必ず「必着」か「当日消印有効」かを確認するようにしましょう。
郵送での注意点
郵送では以下に注意しましょう。
郵送での注意点
- 書類に折り目がつかないように定形外の封筒をしようする
- 書類が汚れないようにクリアファイルに挟んで封筒に入れる
- ポスト投函では郵便料金が不足しないようにする
- 切手は記念切手や慶弔切手などの使用は避け、普通切手を使う
- 確実に期限内に届くようにする
- 書留は採用担当者に迷惑をかけるのでNG
手渡しでの提出方法
履歴書や職務経歴書を手渡しする場合も封筒に応募書類を入れます。
郵送時と違い送付状（添え状）はいれません。
封筒の封もしません。
受付に渡す場合は封筒のまま渡し、面接官に渡す場合は封筒から応募書類を出して渡します。
以下に手渡しでの提出方法を詳しく紹介します。
封筒は白い角形A4号か角形2号にする
郵送時と同じで封筒は白い角形A4号か角形2号にしましょう。
角形A4号か角形2号ならA4サイズの用紙が折らずに入れることができます。
履歴書は二つ折りにしてA4サイズ以下になり、職務経歴書は一枚でA4サイズとなります。
封筒の色は白色にしましょう。
白色の封筒は大切な書類を入れるのに適した封筒であるためです。
封筒の表書き
手渡しでの封筒の表書き
- 注意書き
履歴書の入った封筒であると分かるようにするため、封筒の左下に「履歴書在中」と赤字で書き、赤い四角で囲みます。
手渡しでは宛名や応募先住所は書きません。
封筒の裏書き
- 封字
封筒を閉じ、のり付けをしたら上から「〆」や「締」という文字を書きます。
封をしたこと、途中で開けられていないことを示すために必要になります。 - 送り主
封筒の裏面左下に自分の住所、郵便番号、電話番号、名前を書きます。
宛先と同じで正確に省略しないで書きましょう。
応募書類の入れ方
履歴書や職務経歴書などの応募書類を封筒に入れるときは、封筒と応募書類の表裏の向きをそろえて入れましょう。
封筒の正面は宛名を書く面です。
また、上下の向きも忘れずにそろえて入れましょう。
履歴書は折れたりしないようにクリアファイルに挟んで入れます。
手渡しの方法
面接官に渡す場合は応募書類が入ったクリアファイルを封筒から出して渡しましょう。
面接官がその場ですぐに応募書類を読む可能性があるからです。
渡すときは、封筒の上に履歴書の入ったクリアファイルを重ね封筒と一緒に出します。
受付で渡す際は中身を出さず封筒のまま渡しましょう。
手渡しでの注意点
手渡しでは以下に注意しましょう。
手渡しでの注意点
- 手渡しでも封筒に入れて持参する
- 封筒に封はしない
- 面接官に渡すときは封筒から応募書類を出して渡す
- 受付に渡す場合は封筒に入れたまま渡す
- 封筒に宛名は書かないが注意書きは記載する
メールでの提出方法
履歴書や職務経歴書をメールで提出する際にはメールに応募書類を添付して送ります。
細かい詳細は応募先に確認して指示に従いましょう。
応募書類のファイル形式は一般的にPDFを使います。
応募書類は個人情報を含む大事な書類ですのでパスワードを設定して送りましょう。
応募先からの送付方法の指示を確認
応募先から送付方法の指示があるかを確認しましょう。
履歴書や職務経歴書は個人情報を含む書類なので、応募先から送付方法を指示される場合があります。
ファイル形式やパスワードの設定など指示されている場合は従いましょう。
応募書類のファイル形式と設定方法
メールに添付する応募書類のファイル形式は採用担当者がわかりやすいように一般的に使われているものが望ましいでしょう。
また、パスワードによるセキュリティ対策やファイル名で提出者がわかるような設定も行っておきましょう。
以下に詳しく解説します。
ファイル形式はPDFが一般的
ファイル形式はPDFが一般的です。
PDFファイルにすることで採用担当者は、レイアウトを保ったまま印刷できます。
また、PDFファイルは第三者が簡単に修正できない点でも適しています。
WordやExcelを使用して作成した場合でもPDFファイルに変換して送るのがいいでしょう。
PDFファイルへの変換方法
WordやExcelで作成した履歴書や職務経歴書をPDFファイルに変換する手順を紹介します。
step
1
WordまたはExcelで「ファイル」を選択します。
step
2「名前を付けて保存」を選択
「名前を付けて保存」を選択します。
step
3PDFとしてエクスポートする
「ファイル形式」を選択します。
「PDF」を選択します。
名前を日付、氏名、書類名としたら、「エクスポート」を選択します。
これでWordの履歴書をPDFとして変換して保存することができます。
ファイル名は「日付」「氏名」「応募書類名」を入れる
ファイル名には「日付」「氏名」「応募書類名」を入れましょう。
採用担当者が誰のどのようなファイルなのか分かるようにするためです。
ファイル名：例文
20230101_阿風太郎(アップタロウ)_履歴書
日付は送信日にしましょう。
ファイルにパスワードを設定する
PDFファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。
今回はMacでの設定方法を紹介します。
step
1PDFにて左上の「ファイル」を選択
PDFにて左上の「ファイル」を選択します。
step
2「PDFとして書き出す」を選択
ファイルの中から「PDFとして書き出す」を選択します。
step
3パスワードを設定して保存する
保存画面にて「詳細を表示」を選択します。
「暗号化」にチェックを入れ、「パスワード」を設定します。
「確認」に設定したパスワードをもう一度入力します。
「保存」を選択します。
これで PDFファイルにパスワードの設定が行えます。
メール本文の書き方
履歴書や職務経歴書を提出する際のメールは簡潔にわかりやすく書きましょう。
メールの役割は履歴書を送りましたと伝えることです。
以下の項目をおさえて簡潔に書きます。
メール本文の項目
- 宛名
- 氏名
- 要件
- 締めのあいさつ
- 署名
メール本文：例文
医療法人社団 〇〇病院
採用ご担当 〇〇様
初めてご連絡させていただきます。
阿風太郎と申します。
この度、〇〇で貴院の理学療法士の求人を拝見し、前職での経験を是非貴院で活かしたいと思い、応募したくご連絡を差し上げました。
メールにて履歴書と職務経歴書を送付させていただきますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。
また、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを別途お送りさせていただきますので、ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。
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〒○〇〇-〇〇○○
東京都阿風区利葉1-1-1
TEL：090-××××-××××
メール：up-reha@○〇〇.jp
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メール件名の書き方
メールの件名はひと目でそのメールの内容が伝わることが重要です。
具体的に要件を書いて、そのあとに自分の名前を書いておきましょう。
メール件名：例文
中途採用（理学療法士）応募の件/履歴書・職務経歴書の送付/阿風太郎
パスワード送付用のメールの書き方
パスワード送付用のメールにはパスワードがわかりやすく目立つようにしましょう。
件名にもパスワードの連絡であることを明記します。
必ず本文のあとにパスワード送付用のメールを送ろう。
パスワード送付用メール：例文
医療法人社団 〇〇病院
採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
先ほど履歴書・職務経歴書を送付いたしました阿風太郎です。
履歴書・職務経歴書に設定されておりますパスワードは以下の通りです。
-------------------------------
パスワード：〇〇〇〇〇〇〇〇
-------------------------------
お手数おかけしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
------------------------------
〒○〇〇-〇〇○○
東京都阿風区利葉1-1-1
TEL：090-××××-××××
メール：up-reha@○〇〇.jp
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よくある質問
よくある質問を紹介します。
記念切手を使用してもいいですか？
普通切手をしようするのが無難です。
記念切手などは就職や転職の場に不適切と思われることがあります。
また、「慶事用」や「弔事用」もNGです。
履歴書を入れる封筒はどれを使えばいいの？
封筒のサイズは応募書類が折らずに入る角形A4号または角形2号を使います。
色は大切な書類を入れるのに適した色である白色を選びましょう。
送付状（添え状）なしで郵送してはいけない？
送付状はなるべく添付するようにしましょう。
書類を郵送する際には送付状を付けるのがマナーです。
採用担当者によってはマイナス要因になることも考えられるため、できるだけ用意するようにしましょう。
手渡しでも封筒に入れるの？
手渡しの場合でも封筒に入れましょう。
手渡しの場合は封筒に注意書きと自分の住所・名前のみ書き、封はしません。
受付に渡す場合は封筒のまま、面接官に渡す場合は封筒から出して渡しましょう。
まとめ
履歴書や職務経歴書の提出方法は応募先によりさまざまで「郵送」や面接のときの「手渡し」、または「メール」での提出などがあります。
提出方法は応募先の指示通りに行うのが基本となります。
必ず確認するようにしましょう。
採用担当者は提出時のマナーや書類の取り扱いからも人柄や一般常識の有無を見ています。
せっかく良い内容の履歴書や職務経歴書を書いても提出の仕方でマイナスの印象をあたえては読んですらもらえません。
「郵送」「手渡し」「メール」で方法や注意点が異なっているため、確認してから提出するようにしましょう。
この記事のまとめ
- 応募書類の提出方法には「郵送」「手渡し」「メール」がある
- 応募先の指示に合わせて提出方法が決まる
- 「郵送」「手渡し」「メール」では各提出方法で注意点がある
応募書類の提出もマナーに気をつけ、採用担当者に配慮することで好印象となります。
しっかりアピールして内定につなげましょう！
最後までご覧いただきありがとうございました。